仕事ができる人、できない人のスケジュール管理

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仕事ができる人とできない人の違いはスケジュール管理に如実に表れる。

実際の仕事ぶりを見るまでもなく、ふたつの質問とあるものを見れば、仕事ができる人かできない人なのかははっきりとわかってしまう。

 

 

仕事ができるかできないかを見分ける質問

仕事ができるかできないかを見分ける質問は、

1:「今日どんな予定?」

2:「昨日、何をしていた?」

というシンプルなもの。

当然ながら、スケジュール管理ができている「できる人」は明確に答えることができる。

明確とは、「何時から何時まで何をして、何時から何時まで何をするか」が朝から夜まで答えることができるということになる。

一方で、アポイントや会議の予定、「午後から外出の予定です」しか答えられないのは、スケジュール管理ができていないということになる。

やらなければならないタスクはメモしてあるけど、どの時間に何時間かけてやる予定なのかをスケジュール管理をしてないと、単に「安ことが多くて忙しい」となってしまう。

忙しいのはいいのだけど、仕事がはかどっていないことが問題で、ほとんどのタスクが終わっていない。これでは、「できない人」と評価されても仕方がない。

こうした「できない人」は「昨日何をしていた?」と質問をしても、まともに答えることができない。

「これと、これと、これ」なんて答えられても、聞いている方は、「そんな仕事で1日かかかるの??」と思ってしまう。

もちろん、さぼっているわけでもなく、仕事をしているのだけど、スケジュール管理ができていないので、効率的ではない。

1日くらいのことなら目をつむることができても、1か月、1年、数年となると、仕事量には莫大な差ができて、できる人とできない人がはっきりと分かれてしまう。

 

 

できる人とできない人のスケジュール管理の違いは?

できる人とできない人の違いは、手帳を見れば一目瞭然。

できない人の手帳には、「会議」「アポイント」の予定しか書かれておらず、空白が目立つ。

要は、他人が関与する予定しか書きこまれていない。

一方で、できる人の手帳には、「見積もり作成」「プレゼンパワポ作成」「●●案件リサーチ」など、自分の仕事の予定も組み込まれている。

ここで、自分の仕事は自分でわかっているから、わざわざ手帳に書き込まなくても問題がないのではないかというのが、できない人の考え(だと僕は思う)。

というのは、次の理由になるのだけど、

1:処理の順番を決めていないと効率が悪くなる。

2:タスクは想定している時間よりも長引くことが多いので、もともと時間的に無理な予定を組み組んでいる。

 

特に2番が問題で、

まさに、試着をしないで服を買うようなものだ。

 

太った女性

 

これは言いすぎなので、引き出しの中に入らないものを入れすぎているのと同じ(と訂正をさせていただく)

 

引き出し

 

もともとその日にできない仕事をスケジューリングしているので、仕事は終わるわけがない。残業をして、達成感のないまま、翌日を迎えるというサイクルを繰り返せば、忙しくて辛くなってしまう。

毎日を忙しいと感じている人は、年々増えているようで、僕は、心の病気とは無関係だとは思えない。

 

忙しい割合

資料参考サイト

 

 

仕事をする以上、暇になることができないけど、「忙しく感じない」方法はある。

実際のところ、仕事ができる人は忙しくしていない傾向があるのだけど、もちろん、仕事の量が少ないわけではない。

ポイントは、スケジュール管理にある。

手帳

 

できる人のスケジュール管理は「トコロテン理論」

では、できる人がどのようにスケジュール管理をしているのかということだけど、

忙しい人ほど、忙しくならないようなスケジューリングをしている。

どういうことかと言うと、

 優先順位を決めて、

いつやるのかをスケジューリングしている。

 

たったそれだけ?

 

そうなのです。

それだけやれば、スケジュール管理に無理がなくなり、仕事も効率的になる。何より、ストレスがなくなる。

僕は3年前より、手帳を使うのをやめている。

かわりに、すべてGoogleカレンダーに予定を入れている。

カレンダースマホで見られるし、リマインダー機能もあるというのも便利なのだけど、最も助かっているのは、予定の変更をすぐに反映できるという点だ。

急ぎの仕事が入った場合は、スケジュールに「あき」があるかどうかは一目瞭然だし、優先順位の高い仕事なら、その人の予定を明日以降にリスケすればいい。

リスケしたスケジュールはその日にやる必要がないので、頭から話してしまえばいい(忘れても全く問題はない)。

スケジュールは、時間の総量に合わせること、万が一、別なことが入ったら、優先順位の低いタスクを押し出してしまう。

これを僕はトコロテン理論と呼んでいるのだけど、詳しくはこちらでお話をしています。

 

 


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