なぜ、あの人は仕事がはやい?-スピードを上げる3つの方法

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仕事がはやいといのうはビジネスマンの能力だ。

仕事のスピード

多くの「できる人」の本には「スピードを上げよ」と書かれているし、ビジネスセミナーでも仕事のスピードの重要性が強調される。

しかし、どうやって仕事のスピードを上げればいいのかという方法論はあまり教えられていない。

考えてみたのだけど、「スピードを上げる=速さ」という公式では仕事のスピードは上がらない。

では、どうすれば仕事のスピードが上がるのか?
誰でもできる「仕事のスピードを上げる方法」について書いてみた。

 

 

仕事が遅いのは能力がないわけではない。

最初に仕事が遅いと言われる人の特徴について考えてみたい。

以前、20人の部下と仕事をしていたことがある。
20人くらいだと全部の指示を出すわけではないが、全体を見渡すことができる。

やはり、できる人とできない人がいる。

できる人とできない人を分けるもっとも顕著な違いは、仕事のスピードである。仕事の評価は、スピードに比例する。

見積書の作成など、5分でやってしまう人もいれば、1時間かけた上に、数字を間違って提出してくる人もいる。

仕事がはやい人は自然と仕事を頼まれることが多くなり、結果的にさらに仕事がはやくなる。遅い人は逆。仕事が遅いので、周囲も仕事を頼まない。結果、経験の量が増えないの
で、スピードも上がらない。差は開くばかりである。

しかし、スピードの遅い人は、能力がないわけではない。

 

仕事の遅い人の3つの特徴

仕事が遅い人の特徴は

1:取り掛かるのが遅い

たとえば、今日は月曜日だとする。来週の水曜日に提案をしなければならない案件がある。期日は10日もある。だから、質の高いものを提出してほしい。

クライアントに提出するものなら、こちらに見せてからにしてほしいと指示をしておいたとする。

できる人は、その場か、翌日には進め方の相談に来る。そして、期日の2日前には、9割がた完成した提案書を見せにくる。

一方で、できない部下は、数日経っても、何も言ってこない。提案書は、期日の前日の火曜の夜に持ってくる。しかも、中途半端なものを持ってくるので、すぐに提出の許可を出せない。突っ込みを入れられると答えられない。
もっとこうしたほうがいいと思うことがあっても、直す時間がない。

こうして、前日に遅くまで仕事をして、周りを振り回して、最低限の提案になる。予想通り、結果は芳しくなく、失敗して評価を下げる。

ギリギリまで、仕事をしない人は、夏休みの宿題を8月31日にやっていた人ではないか。特に、まとめて絵日記を書こうとすれば加減なものになるし、古新聞を探し出して、天気を確認しなければならない(今はネットかもしれないけど)

 

2:確認不足

スピードを上げるために急ぐので、仕上がりの確認をしない人が案外と多い。

「できました」と持ってくるのはいいけど、ケアレスミスがあるので、やり直しとなる。結果、自分と関わる人の二度手間となる。

 

3:探し物をしている

仕事が遅い人は整理が苦手な人か、捨てられない人が多い。

 

デスクの上に書類が積まれている人の中には、一見仕事がはやそうに見えるのだけど、それが「動き」や「早口」なだけで、仕上がり時間やトータルの仕事の精度が悪いことがある。

時々見かける光景で、外出先からスタッフに電話をして、「右の書類の山の上から1/3くらいのところに・・・・という書類があるだろう」と確認をしている人がいる。

本人に確認すると、デスクは散らかっているが、どこに何をおいているのかはわかるという。ので、逆に「左でデスクの下から1/3にあるものは?」と聞くと答えられない。

要は、必要なものの場所がわかっているだけで、いらないものが置いてあることに気づいていないだけだ。しかも、外から電話をするということは、「忘れ物」をしているということになる。

よくよく見ていると、このタイプの人は、書類やパソコンの中のデータをよく探している。

 

 

仕事のスピードを上げる方法は?

すでにおわかりかと思うけど、仕事のスピードを上げる方法は、遅い人の逆をやればいいことになる。

1:すぐに取り掛かる

すぐに取り掛かっても、後でやっても所要時間は変わらない。実際は、遅く取りかかっていい仕事ができるわけはない。余計な手間や時間がかかる。しかも、不完全なものでも修正する時間がない。

仕事はさっさと取りかかって、全体の構成を考える。そして、細部を調整していく。取り掛かったからといって全部仕上げてしまう必要はない。余裕があるので途中でやめてもいいし、考え続けることでいいアイデアが浮かぶ。

 

2:最後に確認をする

仕事の最後は、間違いや漏れがないように、チェックの時間を確保しておく。確認の時間をとっておくのが賢いスケジューリングになる。

 

3:余計なものは捨てる

探し物をしないコツは、整理整頓ではない。いらないものを「捨てる」ということだ。どんなにきれいに収納しても、どこに置いたのかがわからないものは、やはり探すのに時間がかかる。

書類の山

書類は当然のこと、古いデータは上書きして捨てておく。何でもデスクトップに置かない。
この話をすると、「もしかしたら、必要になるかも?」という理由で、古い書類などを保管している人がいるのだけど、仮になかったらどうなるのか?

ないなりに対処の方法はある。万が一のことばかりを考えて、探し物に明け暮れるなら「本当に必要なもの」以外は捨ててしまうことをおすすめする。
仕事のスピードを上げるとは、速度を意識することではない。遅くなる要素をなくすことだと思うのだけど、いかがだろう?

 

 

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